Birden fazla kiracınız, boş daireniz ya da bakım bekleyen mülkleriniz varsa, emlak yönetimi günlük işlerinizi kolaylaştıran sağlam bir yazılımla çok daha verimli hale gelir. Kira tahsilatından gider takibine, sözleşme yönetiminden yasal belgelerin saklanmasına kadar pek çok işi aynı anda yürütmeniz gerekir. Bu nedenle doğru yazılımı seçmek, sadece zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda işinizi büyütmenize de katkı sağlar.
Aşağıda, Türkiye’de mülk sahibi ya da profesyonel bir emlak yöneticisi olarak bir yazılımda mutlaka bulunması gereken temel özellikleri derledik.
1. Kolay Kullanım ve Her Yerden Erişim
İster tek bir daire, ister onlarca daire yönetin; kullanacağınız yazılımın sade, anlaşılır ve hareket halindeyken de erişilebilir olması gerekir. Arayüzünün kullanıcı dostu olması, kira gelirleri, doluluk durumu, ödeme takibi gibi bilgileri tek ekranda sunabilmesi önemlidir.
Web tabanlı bulut çözümleri, bilgisayarınıza yazılım kurma derdini ortadan kaldırır. Alternatif olarak, masaüstü ve mobil uyumlu çalışan abonelik sistemleri de tercih edilebilir. Önemli olan, internet olan her yerden mülklerinizi kolayca yönetebilmenizdir.
2. Kiracı ve Hizmet Sağlayıcı Yönetimi
Yazılımın kiracılarla ilgili tüm bilgileri (iletişim, sözleşme başlangıç-bitiş tarihleri, kira ödemeleri, güvence bedelleri, gecikme cezaları) kaydedebilmesi büyük bir avantaj sağlar. Ayrıca kiracılarınıza e-posta ile otomatik hatırlatmalar gönderme, tahsilat geçmişine erişme gibi özellikler zaman kazandırır.
Bunun yanı sıra tesisatçı, boyacı, temizlikçi, sigortacı gibi hizmet aldığınız tedarikçileri de aynı yazılım üzerinden takip edebilmeniz gerekir. Yapılan işlerin faturaları, ödeme bilgileri ve iletişim detayları gibi veriler yazılımda arşivlenebilmelidir.
3. Muhasebe ve Harcama Takibi
Kira gelirlerinin ve harcamaların doğru takibi, özellikle birden fazla mülk yönetenler için kritik öneme sahiptir. Banka hesaplarınızla entegre çalışan bir yazılım sayesinde tüm finansal hareketleri kolayca izleyebilir, kâr/zarar tabloları oluşturabilir, mülk bazlı raporlar alabilirsiniz.
Bazı gelişmiş yazılımlar, kişisel mali verilerinizle iş verilerinizi tek sistemde birleştirerek kredi kartı, mevduat, yatırım ve emeklilik hesaplarınıza kadar kapsamlı bir finansal kontrol sağlar. Türkiye’de faaliyet gösteren emlakçılar için, yıllık vergi beyannamesi hazırlıklarında kolaylık sağlayan raporlar oluşturmak da büyük avantajdır.
4. Fatura ve Belge Yönetimi
Elektronik ortamda fatura oluşturabilen, ödeme kayıtlarını tutabilen ve sözleşme gibi belgeleri dijital olarak saklayan yazılımlar hem kâğıt israfını önler hem de denetim süreçlerini kolaylaştırır. Aynı zamanda, bir ihtilaf durumunda geriye dönük kayıtların sistemde olması büyük kolaylık sağlar.
5. Güvenlik ve Veri Yedekleme
Kira sözleşmeleri, banka bilgileri, kiracı verileri gibi hassas içerikleri barındıran bir yazılımın güvenli olması şarttır. Seçeceğiniz yazılımda veri aktarımında güçlü şifreleme (örneğin 256 bit) kullanılmalı ve tüm bilgiler düzenli olarak yedeklenmelidir. Ayrıca sistemin çökmesi gibi beklenmedik durumlara karşı uzaktan yedekleme özelliği bulunmalıdır.
6. Uygun Fiyat ve Destek Hizmeti
Yazılım seçerken sadece fiyatına değil, sunduğu özelliklerin sizin ihtiyaçlarınıza uygun olup olmadığına da bakın. Her özelliği olan pahalı bir yazılım, sizin için en iyi çözüm olmayabilir. Kullanmayacağınız fonksiyonlara boş yere para ödemeyin.
Ayrıca, satın aldıktan sonra destek hizmeti de en az yazılımın kendisi kadar önemlidir. Türkçe destek sunan, kısa sürede geri dönüş yapan, telefon, canlı sohbet veya yardım merkezi üzerinden ulaşabileceğiniz bir destek ekibi olması tercih sebebidir.
Sonuç: Güvenilirlik Her Şeydir
Piyasada çok sayıda yazılım alternatifi mevcut. Bu çeşitlilik aslında iyi bir şey, çünkü rekabet daha kaliteli çözümler doğurur. Ancak seçim yaparken, uzun süredir sektörde olan ve iyi yorumlar almış bir markayı tercih etmek riskinizi azaltır. Yeni çıkan çözümleri de elbette değerlendirin, ama işin sonunda güvenebileceğiniz bir geçmişi ve kullanıcı memnuniyeti olan bir yazılıma yatırım yapın.
