Düğün, geniş aile buluşmaları ya da bir kilise festivali gibi büyük organizasyonlar heyecan verici olduğu kadar masraflı olabilir. Böyle bir etkinlik planlarken sadece fiyatlara odaklanmak sizi yanıltabilir. Gather Event Planning’den Katie Wilgus’un da vurguladığı gibi, seçeceğiniz tedarikçilerin kaliteyi karşılayıp karşılamadığı, etkinliğinizin ruhuna uygun olup olmadığı en az fiyat kadar önemlidir. Etkinliğinizin kusursuz geçmesini istiyorsanız, sağlam bir bütçe planı şart. İşte adım adım nasıl yapacağınız:

1. Etkinlik Vizyonunuzu Belirleyin

Bütçeye geçmeden önce ne istediğinizi netleştirin. Örneğin, 100 kişilik bir açık büfe mi hayal ediyorsunuz yoksa oturmalı resmi bir akşam yemeği mi? Bu tür detaylar, yiyecek seçimi kadar kiralamanız gereken masa, sandalye ve servis malzemelerini de belirleyecektir. Eğer temalı bir organizasyon düşünüyorsanız (örneğin Meksika temalı bir parti), bu konsepte uygun menüler sunan catering firmalarını araştırmanız gerekir. Her tema, farklı bir bütçe yapısı gerektirir.

2. Sınırlarınızı Bilin

Kısıtlı bir bütçeniz varsa, bu bütçeyle en iyi neyi alabileceğinizi araştırın. Eğer daha geniş bir bütçeniz varsa, davetli sayısını artırabilir veya menüyü daha zengin hale getirebilirsiniz. Finansal yönetim yazılımları ya da basit bir elektronik tablo ile farklı senaryoların bütçenize etkisini görebilir, her kalemi daha net planlayabilirsiniz. Giderleri not alabileceğiniz bir listeyle işe başlayın; ardından tedarikçilerden fiyat teklifleri geldikçe bu tabloyu güncelleyin.

3. Davetli Listesini Akıllıca Hazırlayın

Davetli sayısı arttıkça, bütçe üzerindeki baskı da artar. Öncelikle kesinlikle çağırmak istediğiniz kişilerin bir “A listesi”ni oluşturun. Ardından, daha az öncelikli misafirler için bir “B listesi” hazırlayarak, yer kalırsa onları da davet edebilirsiniz. Çocuklar için ayrıca yer ayırmak istiyorsanız, bu da bütçenizi doğrudan etkileyecektir. Tablonuza farklı davetli sayıları için ayrı ayrı toplam maliyetler yazarak, ne kadarlık bir değişim yaşandığını görebilirsiniz.

4. Catering Seçimi ve Kiralama Giderleri

Etkinlik bütçesinin genellikle en büyük kısmı yiyecek ve içecek giderleriyle masa, sandalye, servis takımı gibi kiralama masraflarından oluşur. 100 kişi için ne kadar servis malzemesi gerektiğini önceden belirlemek, sürprizlerle karşılaşmanızı önler. Wilgus’un önerisi ise oldukça pratik: Kiralama süreçleriyle sizin yerinize ilgilenecek bir catering firmasıyla çalışmak. Böylece hem zaman kazanırsınız hem de tecrübeden faydalanırsınız.

5. Teklifleri Karşılaştırın, Detaylara Dikkat Edin

İhtiyacınıza uygun iki ya da üç catering firması belirleyip teklif isteyin. Sadece fiyatlara değil, hizmet kapsamına da dikkat edin. Örneğin, yemek dağıtımı sırasında yeterli sayıda personel olup olmayacağı çok önemli. Tüm teklifleri elektronik tabloya girerek, hangi kalemde esneklik yapabileceğinizi görebilir, gerekirse konuk listesini daraltarak dengeleri koruyabilirsiniz. Wilgus’un da belirttiği gibi, catering fiyatları arasında ciddi farklar olabilirken, kiralama şirketlerinin ücretleri genellikle birbirine yakındır.

6. Bütçenize Sadık Kalın

Etkinliğinize daha fazla konuk davet etmek, daha gösterişli yemekler ya da canlı müzik eklemek cazip gelebilir. Ancak bu harcamaların bütçenizin dışına çıkıp çıkmadığını mutlaka değerlendirin. Gelecekte maddi pişmanlık yaşamamak adına, başlangıçta belirlediğiniz sınıra sadık kalın. Tedarikçiler sizi daha fazla harcamaya yönlendirebilir, fakat finansal sınırlarınızı korumak sizin sorumluluğunuzda. Etkinliğin amacı keyifli bir anı yaratmak, borç yükü oluşturmak değil.

Sonuç olarak:

Büyük bir etkinlik planlarken bütçe yapmak sadece maliyetleri hesaplamak değil, aynı zamanda öncelikleri belirlemek anlamına gelir. Planlı ve kontrollü hareket etmek, hem stresinizi azaltır hem de etkinliğinizi daha başarılı kılar.